Cultura

Como as ferramentas de colaboração permitem o trabalho remoto

O home office deixou de ser uma tendência para se tornar um estilo de vida corporativo, no qual a presença no escritório é secundária e o funcionário trabalha de qualquer lugar, com acesso a todos os programas e informações graças a ferramentas de produtividade e colaboração. Em junho deste ano, a empresa americana Automattic, dona da plataforma de blogs WordPress, chamou atenção por tomar uma medida aparentemente um tanto radical: fechar o escritório em São Francisco (EUA) e permitir que seus mais de 500 funcionários trabalhassem de onde quisessem. A decisão veio porque, com o trabalho remoto como opção, só em torno de cinco pessoas frequentavam o escritório  – um espaço de 1400 metros – por dia.

No Brasil e na América Latina, ainda estamos longe desse cenário. De acordo com uma pesquisa da SAP Consultoria de RH e Remuneração feita com mais de 200 companhias que atuam no Brasil, apenas 36% delas permitem o trabalho remoto e, desse grupo, 42% formalizaram a prática há menos de cinco anos. Muitos profissionais sentem-se inseguros porque, tradicionalmente, o gerente consegue ver as atividades serem realizadas. A sensação de perda de controle breca a adoção do trabalho remoto. Mas, se pararmos para pensar, nem mesmo no escritório há garantia de que as pessoas estão trabalhando adequadamente.

Política e ferramental

Para iniciar o processo, é importante ter em mente que não se trata apenas de acessar o e-mail corporativo pelo celular ou a rede corporativa na internet de casa. É preciso contar com uma política formal de mobilidade, que englobe estratégia de gestão e implementação de programas, plataformas e aplicações que permitam o acesso à informação de qualquer lugar.

Sistemas tradicionais não funcionam em um ambiente móvel. É preciso, assim, que as tecnologias legadas conversem com ferramentas móveis para garantir aos usuários não somente produtividade, mas segurança.

A primeira tecnologia necessária a esse novo ambiente é a Rede Privada Virtual (VPN), que cria uma conexão segura, que pode ser vista como um túnel único, pessoal e bidirecional entre o computador e a porta de entrada da empresa na internet, também conhecida como gateway. Por meio dela, em conjunto com outros mecanismos, é possível a troca de informação com segurança e confidencialidade, permitindo o acesso a sistemas e ferramentas internas, como se os funcionários estivessem fisicamente na empresa.

O colaborador que trabalha de casa precisa, ainda, de interação com os demais profissionais da empresa, clientes e fornecedores. Entram, aqui, as ferramentas de colaboração, como aplicativos de chat e de videoconferência, além de um celular ou uma extensão do telefone corporativo. Para disponibilizar um ramal da companhia na casa do funcionário, pode-se usar um VoIP (Voice over Internet Protocol), que converte a conversa em bits e a transporta pela VPN utilizando o protocolo TCP/IP, a linguagem universal da internet.

Mas, se a proposta é, realmente, adotar o trabalho remoto, é preciso mudar também os processos, pois não adianta ter uma tecnologia flexível se os procedimentos internos forem engessados. Isso quer dizer que o controle de horas dá lugar ao desempenho, ou seja, o gerenciamento é feito por resultados. Com a transformação digital e as novas gerações de profissionais – mais conectados e atentos à qualidade de vida -, o home office e a colaboração representam um caminho sem volta. A empresa que se antecipar certamente terá vantagem competitiva e conquistará os melhores talentos.

Por George Paiva, diretor de RH na América Latina da Orange Business Services.

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