Gestão

Como o eSocial impacta as PMEs

Acabar com a burocracia brasileira parece um sonho impossível. Mas apesar de distante, um passo importante nessa direção foi dado com a criação do eSocial, ferramenta online onde empregadores comunicarão ao Governo informações relacionadas aos seus trabalhadores de forma unificada e imediata.

O novo sistema, que passou a vigorar em 08 de janeiro para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões, vai tratar de uma série de informações, como trabalhadores contratados, abertura da folha de pagamento e tributação sobre ela, FGTS, afastamentos ocorridos, Segurança do Trabalho e Medicina Ocupacional – tudo de forma mais ágil.

Apesar de inicialmente abranger apenas as grandes empresas, é importante que as pequenas e médias entendam como esse novo formato vai impactar, a partir de julho, em seus processos e rotinas internas e o que deve ser revisto antes da vigência da nova obrigação.

“O tempo é curto. E independente da empresa ser média ou pequena, é de extrema importância que se prepare o quanto antes. Ela precisa utilizar um sistema que faça essa intermediação digital e, além disso, que atualize os dados cadastrais dos trabalhadores e da própria empresa”, explica Vanessa de Oliveira, supervisora trabalhista e previdenciária da De Biasi, escritório de consultoria, auditoria e outsourcing.

Para ela, outro ponto crítico é rever toda a tributação praticada para ter certeza de que a empresa executa tudo corretamente. “A exposição com o eSocial será muito maior por conta do detalhamento das informações que serão transmitidas”, ressalta a especialista.

Também é de extrema importância a qualificação cadastral dos trabalhadores ativos para identificar aqueles com inconsistências cadastrais quando comparados aos dados constantes na base do CPF e do CNIS. Pode ocorrer de em determinada base uma trabalhadora constar com o nome de solteira enquanto que na outra conste com o nome de casada.

“Essas inconsistências cadastrais precisam ser regularizadas antes da empresa estar obrigada à entrega dos arquivos ao eSocial”, ressalta Vanessa, pois em caso de inconsistências o arquivo com a irregularidade será rejeitado pelo SPED.

A velocidade é outro ponto que exige atenção nas pequenas e médias empresas. Isso porque o eSocial exige uma agilidade nem sempre comum aos negócios no Brasil. “Todo empregado admitido tem que ser informado ao SPED até um dia antes da data de admissão. Será que os processos atuais permitem que a empresa envie as admissões no prazo previsto pela legislação?”, questiona a supervisora trabalhista.

Por isso, é preciso que exista maior integração entre departamentos como Recursos Humanos, Jurídico e Contabilidade, que muitas vezes operam de forma independente. “Esse alinhamento precisa funcionar muito bem, e por muitas vezes envolverá setores que muitas vezes são administrados por terceiros, como é o caso dos trabalhos relacionados à Segurança e Medicina Ocupacional”, diz Vanessa.

“É muito comum que determinados benefícios e reembolsos aos trabalhadores sejam concedidos diretamente pelo setor financeiro e que nem sejam de conhecimento do departamento pessoal. Esse tipo de procedimento precisa ser revisto, pois são informações que deveriam constar na folha de pagamento e, assim, ser declaradas ao eSocial. Por isso o RH precisa estar muito bem alinhado com os demais setores, garantindo que as informações sejam encaminhadas ao eSocial em sua integralidade”.

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