Gestão

eSocial começa a valer para empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões

Reformas previdenciária e trabalhista, crise político-econômica e vários outros desafios que o Brasil vêm enfrentando não vão atrasar o início do eSocial, previsto para janeiro de 2018. Pelo menos, é o que sustenta o governo federal. Ainda assim, muitas companhias não estão dando a devida importância ao assunto ou não se atentaram para quão impactante é o projeto.

“Esse é um caminho perigoso já que tudo indica que 2018 será turbulento. No início do próximo ano, por exemplo, teremos que manter a entrega das obrigações anuais, como a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF), e paralelamente dar início ao eSocial. Sem contar as possíveis mudanças na legislação trabalhista que irão impactar diretamente os processos de RH”, diz  Sáttila Silva, Gerente de Planejamento da LG lugar de gente.

Mas por onde começar? “Escuto muito essa pergunta nas palestras que ministro e percebo que boa parte das companhias estão perdidas. Por isso, separei algumas orientações para ajudar as empresas que ainda não sabem como se adequar ao eSocial: o primeiro ponto para ter sucesso é definir um “dono”. Projeto sem sponsor ou patrocinador já nasce morto. Ou seja, é fundamental ter uma pessoa ou um departamento responsável por atribuir recursos, fazer a ligação entre as áreas envolvidas e ser o principal ponto de apoio com a alta gestão. Vale ressaltar que o dono do eSocial precisa mostrar a relevância do projeto para a presidência da companhia, deve conhecer bem os demais departamentos, ter potencial de argumentação e de encontrar recursos financeiros. É por isso que muitas companhias vêm apostando no RH”.

Para Sáttila, feito isso, é importante entender o cenário vivenciado pela sua empresa. Mas como fazer esse mapeamento? “Na LG lugar de gente, eu sempre oriento nossos clientes a começar respondendo às seguintes perguntas: As informações exigidas pelo projeto estão automatizadas e os sistemas que gerenciam esses dados estão atualizados com a última versão do leiaute? Os processos de trabalho estão ajustados às exigências do eSocial? A empresa possui mais de um fornecedor envolvido nos processos ligados ao eSocial? Se sim, as integrações necessárias entre esses fornecedores já foram mapeadas? Como sua empresa fará a transmissão das informações para o ambiente do governo? Seu fornecedor de software disponibilizará a mensageria? Ou será necessário procurar um novo fornecedor? Será necessário contratar mais colaboradores para apoiar na adequação? Os funcionários estão capacitados? Há necessidade de investir em treinamentos? Sua empresa já possui certificado digital? Ele está atualizado?”

As respostas dessas questões vão dar um panorama dos gaps que precisam ser ajustados, antes do início do eSocial. “Outro ponto fundamental é realizar a qualificação cadastral de todos os seus funcionários. Caso haja inconsistência nos dados dos seus colaboradores, as obrigações prestadas não poderão ser enviadas ao governo. Desde 2016, é possível fazer a consulta em lote de cadastros dos funcionários, por meio do envio de um arquivo padronizado, conforme leiaute estabelecido no sistema. Vale lembrar que para realizar a busca é necessário ter o Certificado Digital”.

A infraestrutura também é parte fundamental do sucesso do projeto. Como está essa demanda na sua empresa hoje? Ela permite gerar as obrigações atuais com agilidade e segurança? “Se a resposta for não, é preciso acender o sinal de alerta! Com o eSocial, os problemas de entrega serão potencializados, já que as empresas terão que fazer envios quase que diariamente. Por isso, é fundamental que a companhia avalie sua infraestrutura, bem como o tempo que leva para processar as obrigações atuais, e já ajuste suas rotinas. O ideal é aproveitar a liberação do ambiente de produção do eSocial para fazer esses testes de carga e performance. Assim, é possível identificar o tempo de processamento do servidor e eventuais necessidades de ajuste na infraestrutura, de forma que a empresa não tenha surpresas quando o projeto entrar em produção”, diz Sáttila, que reforça ser essencial revisar os processos da empresa como um todo. O eSocial não é apenas uma mudança de sistemas, mas sim uma transformação na cultura empresarial. Ou seja, além de mudar a plataforma tecnológica na qual as informações trabalhistas e previdenciárias serão prestadas ao governo, ele também irá exigir dados adicionais e prazos mais apertados para a entrega dessas obrigações.

A lei vai mudar?

A primeira coisa que precisa ficar clara, cristalina, em relação ao eSocial, projeto do Governo Federal que irá unificar o envio de informações trabalhistas, fiscais e tributárias por parte das empresas: ele impactará todas as áreas das empresas, não só Recursos Humanos. O RH pode (deve) ser o piloto dessa implantação intramuros, mas todas as lideranças organizacionais precisam estar na mesma página em relação a isso sob o risco de diversos aparecerem lá na frente. Janeiro de 2018 já está aí.

Afinal, apesar dos sucessivos adiamentos da data de entrada em vigor do eSocial (que inicialmente estava previsto para valer a partir de janeiro de 2014), este período tem sido fundamental para a maturação do tema e entendimento, por parte das empresas, sobre as transformações que o novo formato de gestão das informações trará para o dia a dia dos gestores corporativos.

Pragmaticamente, o envio unificado das informações para os órgãos governamentais é a parte final de um processo que deve começar com a mobilização de todas as lideranças da empresa, não só o RH, como muita gente pensa. Não há mudança real sem comprometimento e engajamento e, ao longo dos últimos anos, o consultor Odair Fantoni, um dos maiores especialistas em eSocial no Brasil, tem sistematicamente alertado para a necessidade de as empresas reverem todos os seus processos e práticas antes de implantar qualquer sistema de gestão de dados. “Desde 2013, quando foram concluídas as primeiras análises do projeto eSocial, surgiram os alertas para que todas as empresas realizassem uma série de ações, chamadas ‘atividades prévias’, visando ajustar seus processos a fim de se adequarem às exigências desta nova obrigação acessória”, ele diz em artigo recente.

Alguns profissionais de RH logo perceberam a importância do desafio e começaram a mobilizar as lideranças internas, mas, de maneira geral, as respostas obtidas estiveram aquém do ideal. De nada adiantará rever e ajustar os processos se os gestores não estiverem conscientes do que pode acontecer com as empresas se as boas práticas não forem respeitadas.

Assim, dá para dizer que, se a conscientização dos gestores não é a principal ação, no mínimo é uma das principais e, todas as empresas, entidades, órgãos públicos, etc., devem realizá-la. Para mudar esse cenário, é necessário investir em ações de comunicação interna absolutamente alinhadas e eficazes, que façam com que todos os stakeholders reconheçam a importância do eSocial e das boas práticas na gestão dos dados organizacionais.

Isso está longe de ser um desafio apenas do RH das empresas, mas ninguém melhor que ele para pilotar essa iniciativa, uma vez que, antes de impactar a área de TI, por exemplo, a adequação ao eSocial passa prioritariamente pela Cultura (conscientização das necessidades de mudança, revisão de políticas, procedimentos e competências na gestão), Pessoas (capacitação de profissionais para as novas exigências e pontos de atenção na execução das ações) e Processos (máximo zelo com a qualidade das informações).

O que realmente importa

Ainda que muitas empresas já apresentem processos de gestão maduros e prontos para o eSocial, há ainda dúvidas acerca de alguns pontos específicos. Por exemplo: (1) há limite para atualizar o RET (Registro de Eventos Trabalhistas) de cada funcionário dentro de um mesmo mês? Ou ainda: (2) o que muda no Aviso Prévio de 30 dias?

Respondendo:

1. O Registro de Eventos Trabalhistas (RET) será um retrato da vida do empregado e poderá ser atualizado a todo momento, sem limite de interações.

2. O eSocial exigirá a transmissão do Aviso Prévio nas seguintes situações: Aviso Prévio trabalhado dado pelo empregador ao empregado, que optou pela redução de duas horas diárias; Aviso Prévio trabalhado dado pelo empregador ao empregado, que optou pela redução de dias corridos; Aviso Prévio dado pelo empregado (pedido de demissão), não dispensado de seu cumprimento, sob pena de desconto, pelo empregador, dos salários correspondentes ao prazo respectivo; Aviso Prévio trabalhado dado pelo empregador rural ao empregado, com redução de um dia por semana.

Tais questionamentos são naturais e serão dirimidos conforme as empresas forem se familiarizando com as novas rotinas e processos do eSocial. Não é preciso dispender tempo e energia com absolutamente todos os mínimos detalhes neste estágio. É preciso focar e otimizar a análise. Por isso, dá para identificar pelo menos quatro aspectos que devem estar no topo das prioridades e das atenções organizacionais para que a implantação do eSocial ocorra sem sobressaltos. Aqui estão:

1. Qualidade das informações cadastrais dos colaboradores: a sugestão é olhar com cuidado e revisar os processos empresariais que serão afetados pelas mudanças do eSocial como, por exemplo, informações para admissão, prévia consulta ao cadastro CNIS, prazos para preparar a admissão etc.;

2. Cultura de atenção aos detalhes e transparência: como gestores de pessoas, o RH e toda e qualquer liderança empresarial deve, face ao eSocial, promover internamente uma cultura de atenção a toda e qualquer informação que será utilizada para alimentar o sistema. Além disso, é importante treinar os profissionais que serão responsáveis pela interação com o software de envio de dados.

3. Solução tecnológica dedicada e eficaz: uma boa adequação ao eSocial passa pela adoção de uma solução tecnológica ajustada e em sintonia com a realidade da empresa. Busque softwares amigáveis, responsivos e flexíveis, que permitam integração com os sistemas já utilizados pelas áreas corporativas.

4. Parcerias sólidas e verdadeiras são essenciais: ninguém atinge determinado grau de excelência e sucesso sozinho. É preciso contar com empresas e business partners competentes e comprometidos para fazer com que a implantação do eSocial seja tranquila e efetiva. Não poupe esforços para encontrar esses parceiros.

De acordo com Leonardo Albuquerque, responsável pela área jurídica da ProPay, o eSocial não altera nenhuma legislação, mas sim otimiza a forma de envio e apresentação dos dados aos órgãos governamentais. “Um longo caminho que hoje é percorrido, será simplificado com o sistema: a fiscalização poderá ser automática, já que as compilações de dados estarão unificadas e o sistema irá automaticamente validá-los. A diferença é que, atualmente, a empresa que não cumpre com as regras é punida apenas quando há fiscalização. Com o eSocial, essa checagem será automática facilitando e implicando multa”, explica.

O que não quer dizer que uma fórmula única servirá para todos. “Atente-se às necessidades específicas do seu negócio. Eventos e arquivos que deverão ser enviados para o sistema, variam de uma empresa para a outra. Estar sempre alerta às alterações, datas, previsões, ambiente de testes do eSocial, ajuda nas adaptações e reajustes que necessitam ser realizados evitando desgastes ou custos desnecessários”, alerta Albuquerque.

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