Compliance

Ética em pauta

Em tempos de corrupção e eleições, a ética nunca esteve tão em pauta, seja na boca do povo, na mídia e, principalmente, nas organizações do Brasil. Diante deste cenário, existe o código de ética – instrumento fundamental para orientar colaboradores, terceiros e parceiros sobre como a empresa conduz os negócios. De acordo com a pesquisa “Nível de Maturidade de Compliance 2018” produzida pela Protiviti Brasil o documento está presente em 71% dos negócios brasileiros. Embora seja aparentemente simples, requer a correta compreensão da cultura ética da companhia e talvez por este motivo ainda haja corporações que ainda não adotaram à prática.

Para início de conversa, quando se trata do código a organização precisa informar o que espera dos colaboradores em suas instalações e/ou em seu nome. Ou seja, o documento deve ajudar na orientação de dilemas éticos e explicar quais são os comportamentos aceitáveis ou não pela empresa em todos os diferentes níveis de relacionamento. Funciona como um balizador corporativo que reúne situações de conflito de interesse tais como recebimento e entrega de brindes, presentes e hospitalidade, realização de doações e patrocínios, contratação de profissionais e de fornecedores, entre outros.

Mas, engana-se quem pensa que a elaboração do código é uma tarefa simples e para apenas cumprir requisitos legais. Considerando que é preciso conhecer a fundo as regras de negócio e, principalmente, o que realmente será seguido ou não, redigir o material é muito mais um exercício de gestão da cultura organizacional do que uma ação legal ou normativa.

Dessa maneira, é importante seguir seguintes três etapas: construção do código em si; validação do documento pela alta gestão e legal (caso tenha necessidade); e, compreensão da cultura ética uma vez que quando se entende os principais materiais normativos da empresa, alinha-se expectativas, pontos de discussão e abordagem com a alta administração.

Neste contexto, é fundamentaldesenvolver regras e diretrizes responsáveis por orientar as condutas por meio de uma linguagem clara, concisa e acessível a todos os stakeholders sejam eles internos ou externos, respeitando cada perfil. É importante que se escreva somente aquilo que poderá ser cumprido. Afinal, um código de ética muito exigente ou em desacordo com a cultura organizacional dificilmente será bem aceito e praticado pelos colaboradores.

Por fim, leve em consideração a realidade, a cultura e os valores da empresa e garanta que a elaboração do conteúdo será feita de forma coletiva e baseada em princípios. É interessante buscar inspirações em códigos de outras companhias, mas não caia no equívoco de fazer cópias. Como diz o velho ditado, nem tudo que é bom para um será para o outro. De fato, a adequação à realidade e à cultura da organização é um desafio, porém totalmente passível de ser cumprido com eficiência.

Durante a elaboração, independentemente do porte da organização, é preciso estar atento a quatro pontos principais: (I) Princípios éticos (como a não discriminação, cumprimento da legislação e repúdio a mão de obra escrava e infantil); (II) Princípios de conduta (sobre, por exemplo, mídias sociais, conflito de interesse, recursos e ativos, confidencialidade e propriedade intelectual); (III) Relacionamentos (com colaboradores, clientes, fornecedores, investidores e acionistas, setor público, sindicatos, mídia); (IV) Ações institucionais (como doações e patrocínios, meio ambiente, responsabilidade social e prevenção à lavagem de dinheiro).

O código deve trazer diretrizes gerais e as especificidades devem ser tratadas em políticas específicas, como as de Compliance, Anticorrupção, Compras e Pagamentos, e aquelas que mitiguem os riscos críticos já levantados. As normas devem ser revisadas e compartilhadas periodicamente, de modo a contemplar as mudanças da empresa e do ambiente no qual ela está inserida.

Outro ponto necessário é dar conhecimento aos colaboradores, terceiros, fornecedores, parceiros e outros públicos relevantes, bem como disponibilizar canais para sanar as dúvidas e/ou relatar situações de não conformidade. A realidade das mídias sociais e suas regras de uso, por exemplo, estão refletidas principalmente nos códigos elaborados ou revisados recentemente.

Uma boa prática é complementar o material com um guia de perguntas e respostas e situações do dia a dia da organização. Dessa forma, é possível esclarecer pontos críticos de forma objetiva, clara e atraente, evitando a incidência de dúvidas e até mesmo condutas irregulares. O que não faltam hoje em dia são exemplos na mídia de atos que não devem ser praticados.

Por Jefferson Kiyohara, líder da prática de riscos & compliance da Protiviti São Paulo e YanivChor, líder da prática de riscos & compliance da Protiviti no Rio de Janeiro.

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