Compliance

O caminho (definitivo) para o RH estratégico?

Com o objetivo de unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados, o governo federal criou o eSocial. Esse projeto era para ter entrado em vigor em janeiro deste ano, mas foi adiado mais uma vez, para que empresas e fornecedores de sistemas pudessem se adequar ao novo modelo (embora o próprio governo ainda não tenha divulgado todas as informações e telas necessárias para o pleno funcionamento do eSocial).
Na prática, trata-se de uma nova forma entregar aos órgão fiscalizatórios as informações de folha de pagamento e demais informações fiscais e previdenciárias em formato digital. O modelo conta com padronização de rubricas da folha, layout e registro de empregados, e é vinculado à geração de créditos tributários e contribuições previdenciária para sua constituição e cobrança em DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais), substituindo gradualmente as obrigações acessórias dos órgãos participantes.
Essas informações deverão ser imputadas diariamente no sistema. No início, 59 “eventos” (arquivos em formato XML por colaborador e operação ocorrida na companhia) deveriam ser imputadas pelo empregador. Atualmente, são 39, depois de diversas reformulações.
E por ser tão complexo, e mais, preocupante, já que a fiscalização desses dados será mais fácil, rápida e passível de multa, esse tema tem deixado empresários, executivos de diversas áreas e profissionais de Recursos Humanos com um ponto de interrogação sobre suas cabeças – o que também é comum entre os principais fornecedores de sistemas e empresas de medicina ocupacional, já que ainda pairam muitas dúvidas sobre pontos específicos do eSocial.
Para compreender esses questionamentos, a revista profissional&negócios promoveu um encontro presencial na sede do Grupo Employer, com o objetivo de ouvir dos principais fornecedores e consultores envolvidos com esse tema suas observações até agora e as barreiras que têm de enfrentar para colocar esse projeto em prática e fazer com que as empresas consigam se adequar às novas regras.
Participaram: Elisângela Damasco (TOTVS), Alexandre Eisenmann (Soft Trade), Geraldo Pereira Silva (Employer), Milena Monteiro e Jussara Rozendo (BMPC), Newton Dias Lara (Bioqualynet), Marcos Eliseu (Pagga), Rodrigo Araújo (Global Work), Carolina Tomaz e Glaucia Afonso (ADP), Samuel Tracz e Nilza Machado (Inter System), Mário Faccioni (Metadados), Odwaldo Vicari Jr. (Laborare. Med), Celso E. Oliveira e Gerson P. Miranda (G infor).

O impacto que o eSocial tem tido nas empresas

Alexandre começa a responder e diz que as organizações confundem o projeto com lei, e isso assusta. “Ele será apenas uma nova forma de apresentar as obrigações que as empresas já tinham”, diz ele.
Nilza complementa e explica que a falta de conscientização das empresas ainda gera algumas barreiras em torno desse novo modelo. Uma delas é acharem que o sistema irá resolver todos os problemas – o que é falso. “As empresas têm uma tarefa muito importante e gigante antes de implantar o sistema, que envolve gestão, integração e governança.” Nilza diz que, ao conversar com os representantes dessas empresas, tenta tirá-los da inércia, porque a maioria está perdendo um tempo precioso para se adequar, que está sendo perdido enquanto esperam pelo sistema.
Eliseu comenta que esse projeto tem uma mecânica que permite uma fiscalização com a qual as empresas não estavam acostumadas. Nesse sentido, impactará não só em uma nova tecnologia, mas também em processos internos que deverão ser alterados para que as informações sejam imputadas da forma correta e em tempo hábil. “O problema da tecnologia será vencido, os fornecedores conseguirão desenvolver um sistema que esteja adequado às demandas do governo, mas o grande desafio está na gestão e na forma de fazer as coisas no tempo certo”, diz.
Para os participantes, o RH e as empresas estão perdendo tempo “para arrumar a casa”. Para Newton, mesmo as grandes empresas não se movimentaram ou pouco fizeram. E as reuniões às quais é chamado para tratar do assunto se tornam um debate sobre TI, sendo que a questão principal diz respeito a gestão e RH.
Segundo Glaucia, falta a visão de que o escopo do RH aumentou. Quando a empresa e o RH se dão conta de que têm de integrar todas essas cadeias no escopo de Recursos Humanos, ficam preocupados com a situação. “O RH pergunta-se como se preparar para gerir todos e a grande quantidade de informações”, ressalta ela.
Essa demora na preparação também é observada por Geraldo. O especialista diz que muitos executivos ainda não entenderam o eSocial e não se prepararam treinando as pessoas que farão parte desse movimento. “Eles não têm a visão de que se trata da governança da informação”, completa.
Elisangela comenta ainda que, embora o sistema deva integrar o que já faziam as empresas, o problema é que muitas precisam se preparar para preenchê-lo com informações que muitas vezes ficavam no papel. “A prática era bem diferente”, afirma ela.

A responsabilidade do RH

Alexandre comenta que, durante a evolução da versão 1.0 para a 2.0, o papel do RH na implantação do eSocial estava em discussão, e o governo tirou tudo o que era informações fiscais e de contabilidade.
Ao fazer isso, ficou claro que as informações exigidas ficavam mais ligadas à área de RH mesmo.
Mas RH não está sozinho nessa, e essa é a grande questão. O sistema do eSocial envolve 39 layouts, que muitas vezes são informações alimentadas por empresas terceirizadas ou outras áreas, e fazer a gestão de como tudo isso deve se integrar e alinhar é a grande questão.
As empresas de segurança e medicina ocupacional estão entre as mais preocupadas. Segundo Vicari, muitos processos exigidos pelo governo e pelo último manual divulgado estão confusos. Ainda há dúvidas se as informações exigidas são apenas as decorrentes a partir da implantação do eSocial ou todo o histórico do colaborador, além de quem fará a inserção das informações no sistema. “As empresas de medicina e segurança são o calcanhar de Aquiles do eSocial”, ressalta Vicari.
Jussara comenta que tem recebido o convite de empresas para reuniões, e muitas pedem o sistema para se adequar a ele, mas logo ela responde que não é possível implantá-lo, já que elas não estão preparadas para recebê-lo. É preciso um trabalho anterior de gestão, e mais: cada uma trabalha com processos diferentes. “Em algumas, o RH é o detentor das informações, mas em outras, cada área faz uma tarefa”, diz ela.

Problemas na formatação

Vicari questiona: como vamos nos preparar se nem quem está fazendo o manual sabe dizer o que quer? Elisângela completa e comenta que, no governo, cada uma das áreas responsáveis pelo eSocial diz uma informação diferente. “Eles englobaram num único projeto cinco grandes órgãos que não conversam entre si”, ressalta.
O eSocial é uma ação conjunta dos seguintes órgãos e entidades do governo federal: Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério da Previdência (MPS), Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB).
“Eu tenho a nítida impressão de que no Brasil não tem uma lei que não tenha de ser mudada ou que não precise de 400 emendas, porque quem legisla entende apenas da teoria, e não da prática. No Brasil não tem estrada reta”, opina Newton, ao lembrar das exigências do sistema em relação a como inserir informações relacionadas a afastamento do trabalho por doença. Parece tão simples, mas não leva em consideração como esse afastamento acontece na prática, ou seja, o sistema não deixa brechas para colocar as informações da forma como elas acontecem realmente, o que gera muitas dúvidas. E mais: “Não compreende situações como formas de trabalho que são diferentes de estado para estado”, ressalta Jussara.
Rodrigo lembra ainda que a instabilidade política atual gera desconfiança por parte do empresariado sobre se o eSocial entrará em vigor mesmo, até porque ele já foi prorrogado diversas vezes, algo típico em diversos projetos governamentais. “É um problema do qual nós, fornecedores, temos que cuidar e contornar, pois o eSocial é uma realidade, e agora é o momento de agir”, diz ele. Para Newton, o governo está adiando o lançamento do eSocial porque ele mesmo ainda tem problemas na viabilização do sistema.
Os participantes reclamam ainda que falta um cronograma de implantação. Para Geraldo, foi uma perda de oportunidade, já que “isso era o mais fácil de fazer e deixaria as empresas mais preparadas para a implantação real do sistema”.
E para aqueles que ainda têm dúvida se de fato o eSocial será uma realidade, Eliseu lembra que o governo federal acreditava – caso estivesse em vigor – que haveria um incremento de R$ 20 bilhões na arrecadação de 2014. Justamente por integrar as informações, o eSocial vai aumentar a transparência fiscal e será uma ferramenta para o combate de fraudes, da sonegação fiscal e da concorrência desleal.

Momento de oportunidades

Apesar de todos os desafios, é consenso que esta é uma oportunidade para o RH, já que trará eficiência para a área. “Vencendo os processos internos e com o sistema funcionando, o RH poderá focar-se na gestão estratégica das pessoas”, diz Eliseu.
O executivo cita que alguns processos deverão ser alterados. Por exemplo: hoje a prática é contratar e depois formalizar, o que deve ser alterado com o eSocial. Por isso, o desafio é imenso para o RH, que deverá olhar de outra forma os processos e ser estimulado para um novo aculturamento.
Para Newton, esse é um estímulo para o aperfeiçoamento da gestão e uma forma de empresários e o próprio RH conhecerem melhor suas empresas e gestão.
De acordo com Jussara, “o RH é a bola da vez”. Ela comenta que algumas grandes empresas já estão acostumadas com esse poder que a área e esse profissional têm, mas em muitas outras o RH ainda não é uma unidade de negócio. “Agora o controller perdeu o poder, e quem o tem é o RH”, completa Glaucia.
Para Alexandre, o RH não deveria precisar usar o eSocial como “muleta” para ter esse poder, mas ele vê esse movimento como algo muito positivo mesmo assim.

RH preparado?

Rodrigo diz que é um desafio de todos fazer com que o RH entenda esse novo papel, caso contrário, terá problemas com o board da organização e mesmo com os próprios fornecedores. “Ou ele se atualiza ou o mercado vai criar esse profissional.”
Nilza diz que traçou um perfil do profissional que deverá estar à frente do eSocial, e ao mostrar isso para o empresário que está na mesa de reuniões quando se trata do assunto, este olha para o perfil e para o seu profissional de RH e não enxerga essas características alinhadas. “Tenho visto empresas que pegaram profissionais de TI e colocaram para trabalhar junto com o gerente de RH”, diz ela.
Samuel comenta o quão importante é o RH ter um “patrocinador” e caminhar por todas as áreas da organização a fim de bancar o processo de mudança que tem de acontecer.
Sobre quem compra essa nova solução, Nilza diz que geralmente ela tem vindo pelo sindicato patronal, que leva as informações para a diretoria e consequentemente as cobra do RH.
Segundo Eliseu, esse é um projeto multidisciplinar que envolve muitas áreas da empresa, como jurídico, TI, RH. Por isso, Glaucia ressalta a importância de “estar alinhado com as informações, pois o cruzamento de dados que o sistema fará vai pegar facilmente esses erros”.
Para finalizar, Vicari diz que o eSocial é um divisor de águas e uma nova era, principalmente para quem sempre trabalhou corretamente. Como diz o slogan do projeto: “Uma nova era nas relações entre empregadores, empregados e governo”.

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