Gestão

Tecnologia: Um caminho para otimizar processos de gestão

Os avanços da tecnologia têm impulsionado a necessidade de reescrever as regras do Recursos Humanos no ambiente de trabalho. Enquanto as pessoas adaptam-se de forma rápida às inovações, as companhias movem-se em um ritmo mais longo, principalmente quando os processos ainda estão sendo feitos de forma manual. Para atender essa demanda, a Xerpa, empresa de tecnologia que busca humanizar a área trabalhista no Brasil, desenvolveu uma plataforma com o intuito de desburocratizar a os processos do segmento.

A partir do recurso, os dados dos colaboradores são armazenados em uma única plataforma que é totalmente conectada, com redução de tempo e riscos de erros. Com isso, fornece insights em tempo real sobre a área de RH e também engaja talentos por meio do computador ou smartphone.

“O grande desafio do RH é o volume de processos manuais e por consequência, a falta de controle, da omissão de informação, do alto volume de solicitações e das dúvidas vindas dos colaboradores. Sem contar na falta de tempo e estrutura ideal para gerenciar todas as urgências. Portanto, ao automatizar os processos por meio do ambiente digital, oferecemos a melhor gestão e uma experiência diferenciada aos funcionários”, afirma Nicholas Reise, CEO da Xerpa.

De maneira geral, os serviços da tecnologia são capazes de auxiliar os profissionais a gerenciar todo o ciclo dos processos de RH.  Entretanto, há especificações para atender as diferentes necessidades. Veja abaixo:

Diretório e perfis de colaboradores com histórico: A plataforma possibilita visualizar a lista de colaboradores de diversas formas diferentes. Assim, os departamentos de RH podem tomar decisões rápidas e assertivas.

– Férias descomplicadas para todos: O controle de férias pode ser muito simples. O segredo está na gestão centralizada e na comunicação entre colaboradores, gestores e RH.

– Distribuição de holerites: A Xerpa faz a leitura inteligente dos holerites e entrega cada um deles para a pessoa certa de maneira automatizada e digital.

– Registro de ausências: O funcionário informa a data e o motivo da ausência por meio do anexo de atestados e da realização de comentários. Por sua vez, o gestor recebe o pedido e consegue avaliar o caso e se programar para aquela ausência. Já o RH tem acesso a todo o histórico de ausências do funcionário, justificativas e aprovações.

– Desligamentos sem falhas ou preocupações: a plataforma informa sobre os riscos e lista todos os fatores necessários para fazer o desligamento. O recurso também reúne as versões digitais dos documentos, envia à contabilidade e permite um acompanhamento online da situação de cada colaborador.

Por que utilizar Xerpa?

Um exemplo prático de sucesso foi realizado com o QuintoAndar, startup que atua no mercado de aluguel residencial e que conta com mais de 230 funcionários. A empresa foi capaz de reduzir 90% do tempo de gerenciamento de documentos para admissão de novos colaboradores. “Antes, enviávamos um formulário em Excel para a pessoa preencher. Depois, quando chegava preenchido, se levava mais de uma hora por novo contratado para conferir os documentos, organizar os conteúdos em pastas, renomear arquivos e finalizar a burocracia para enviar à contabilidade. Fora que era bem difícil acompanhar quais documentos estavam faltando de cada pessoa”, explica Thiago Cintra, gerente Financeiro do QuintoAndar.

Com a aquisição da Xerpa, os procedimentos foram otimizados. As contratações agora são preenchidas pelos colaboradores diretamente dentro do sistema, o que traz uma experiência mais completa e garante a entrega dos materiais. Outra ação realizada pelo recurso é a organização dos documentos de forma automática com os nomes corretos. Ou seja, tira a necessidade de renomear os arquivos.

Além da economia de tempo, a comunicação com a contabilidade foi simplificada. Com acesso direto à Xerpa, o contador responsável pela folha de pagamento pega os dados para rodar admissões diretamente do cadastro e evita desencontros de informação.

“Hoje eu não preciso mais ficar procurando em e-mail se a pessoa já me enviou determinado documento, consigo seguir todo o processo pela Xerpa. Com isso a empresa pôde continuar crescendo de maneira mais eficiente em seus processos de RH”, completa Cintra.

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